Ausgangslage
Eines der am häufigsten genannten Probleme von Führungspersonen im Führungscoaching ist der Mangel an Zeit.
Oft sagen mir die Führungspersonen, sie haben das Gefühl, fremdbestimmt zu sein und können am Ende des Tages nicht sagen, was sie eigentlich den ganzen Tag getan haben, ausser von einem Termin zum nächsten zu hetzen und ein Problem nach dem anderen zu bearbeiten.
Dieses Erleben führt zu Unproduktivität, zum Gefühl der Frustration und so zum Empfinden von negativem Stress.
Mit ein Grund, warum das Gefühl der Frustration und die Empfindung von negativem Stress, beim Phänomen «Zeitmangel» wahrgenommen wird, ist, dass das Bedürfnis nach Autonomie, also der Fähigkeit selbst zu entscheiden, nicht erfüllt ist.
Autonomie ist nebst Kompetenz und Soziale Eingebundenheit, eines von drei psychologischen Grundbedürfnissen (Deci & Ryan,2000).
Als Führungsperson kannst du über deine eigene Zeitautonomie entscheiden!
Mit dem richtigen Mindset und konkreten Handlungsschritten kannst du das Ruder in die Hand nehmen und aktiv agieren, statt passiv zu reagieren. Durch gezieltes Handeln kannst du deine Führungsarbeit aktiv gestalten und deine Zeitautonomie zurückgewinnen.
So bist du produktiv, zufrieden und erlebst weniger Stress bei der Arbeit, was sich positiv auf dich, deine Gesundheit und dein Umfeld auswirkt.
Warum agieren, statt reagieren?
Als Führungspersonen ist es verlockend, auf jede Herausforderung zu reagieren und sich von den Anforderungen des Tages treiben zu lassen. Doch indem du stattdessen agierst und proaktiv handelst, gewinnst du nicht nur deine Zeitautonomie zurück, sondern kannst langfristig erfolgreich sein. Agieren bedeutet, dass du deine Vision und Ziele im Auge behältst und dein Team entsprechend führst. Wenn du als Führungsperson agierst statt reagierst, hast du mehr Kontrolle über deine Zeit und kannst dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren, die zum Erfolg deines Verantwortungsbereiches beitragen.
Wie erlangst du mehr Zeitautonomie?
Der Tag wird von Meetings, Anrufen und Emails bestimmt und am Ende des Tages bleibt das Gefühl, nichts wirklich Wichtiges geschafft zu haben. Doch es gibt Lösungen: Indem du dir bewusst Zeit für die wichtigen Aufgaben blockst und diese Priorität setzt. Es geht darum, dich selbst zu organisieren und auch mal "Nein" zu sagen.
Mindset und konkrete Handlungsschritte für mehr Zeitautonomie
Um Zeitautonomie zu gewinnen, ist es wichtig, dich auf die Planung deiner Agenda zu fokussieren. Die Verantwortung für deine Agenda liegt in deinen Händen!
Die meisten Führungspersonen kennen das "Eisenhower-Prinzip", dabei werden die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert. Was jedoch immer wieder aus dem Fokus gerät, ist zu definieren was den «wirklich» wichtig ist und für was du als Führungsperson hauptverantwortlich bist. Es kann gut sein, dass du dieses Verständnis mit deiner vorgesetzten Person absprechen musst.
Bei der Priorisierung was «wirklich» wichtig ist, kann es hilfreich sein, dein Führungsverständnis zu reflektieren. Dazu gehört zum Beispiel die Überlegung inwieweit du dich in das operative Tagesgeschäft involvieren willst/musst/kannst. Natürlich kann das je nach Führungsebene unterschiedlich sein.
Eine klare Kommunikation mit deinem Team trägt dazu bei, dass du mehr Autonomie erhältst. Dazu gehört vor allem die Klarheit welche Ziele verfolgt werden und welche Werte das tägliche Handeln leiten sollen. Indem die gegenseitigen Erwartungen geklärt sind und transparent ist welche Ziele verfolgt werden, schaffst du ein Umfeld, in dem jeder weiss, worauf es ankommt. So kann jeder selbständig arbeiten und du hast selbst mehr Zeit für strategische Arbeiten.
Weitere wichtige Stichworte sind Delegation und Vertrauen.
Aufgaben zu delegieren und Verantwortung abzugeben geben dir Zeit deiner Hauptverantwortungen nachzukommen. Dadurch gewinnst du nicht nur Zeit für die wichtigen Dinge, sondern gibst auch deinen Mitarbeitern die Möglichkeit zur persönlichen Entwicklung. Auch hier wieder wichtig, deine Führungsverständnis hinsichtlich «wie sehe ich meine Mitarbeitenden» zu reflektieren.
Eine klare Meeting Struktur und Kultur geben dir und deinen Mitarbeitenden einen wichtigen Rahmen. Die Mitarbeitenden wissen, wann sie verbindlich mit wem über was sprechen. Wenn in Meetings gemeinsam reflektiert wird, z.B. mit Retrospektiven und daraus das weitere Vorgehen definiert wird, dann gibt das allen Beteiligten Sicherheit, so dass es zwischendurch zu weniger «Störungen» kommt. Was sich wiederum positiv auf die Zeitautonomie aller Beteiligten auswirkt.
Sei dir bewusst, dass dein Führungserfolg wesentlich von «Vorbereitung» und «Nachbereitung» abhängt, und diese «Vorbereitung» und «Nachbereitung» von dir dafür definierte Zeitfenster brauchen.
Und zu guter Letzt; beachte die Zeithorizonte deiner Agenda: Lang-(Quartal/Jahres), mittel -(Wochen/Monatsplanung), und die kurzfristige Planung (Tagesplanung). Aus der lang- und mittelfristigen Planung entsteht deine Tagesplanung.
Mindset und konkrete Handlungsschritte für mehr Zeitautonomie in Stichworten:
Was ist in meiner Führungsaufgabe «wirklich» wichtig
Welches Führungsverständnis habe ich?
Klare Ziele/Transparente Werte
Delegation/Vertrauen
Klare Meeting Struktur und Kultur
Vorbereitung und Nachbereitung brauchen definierte Zeitfenster
Aus der lang- und mittelfristigen Planung entsteht die Tagesplanung
Ein Plan für den Umgang mit Unvorhergesehenem
Als Führungsperson ist es unumgänglich, sich auf Unvorhergesehenes einzustellen. Ein Plan für den Umgang mit Unvorhergesehenem kann dabei helfen, nicht komplett aus dem Tagesplan zu geraten und adäquat zu handeln. So ist es sehr hilfreich, wenn in deiner täglichen Agenda nicht jede Minute voll geplant ist. Sondern sogenannte «Puffer» geplant sind. Diese kannst du dann für das Unvorhergesehene nutzen. Oder im schlimmsten Fall (-:, kannst du eine Pause machen.
Fazit: Agiere, statt zu reagieren - Gewinne deine Zeitautonomie zurück
Es ist von entscheidender Bedeutung, als Führungsperson nicht nur zu reagieren, sondern gezielt zu agieren. Dabei geht es darum, die eigenen Prioritäten und Ziele im Blick zu behalten und diese konsequent zu verfolgen. Durch eine bewusste Planung und Organisation des eigenen Tagesablaufs lässt sich Zeitautonomie zurückgewinnen und somit auch effektiver arbeiten. Denn wer seine Zeit selbstbestimmt einteilt, kann sich besser auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und so letztendlich erfolgreicher sein. Es lohnt sich also, immer wieder bewusst innezuhalten und zu überlegen, welche Schritte notwendig sind, um die eigene Zeitautonomie zu bewahren. Das beschriebene Mindset und die Handlungsschritte unterstützen dich dabei – probiere es aus!
Du wirst feststellen, dass dein Stresslevel sinkt und dein Erfolg steigt. Also sei mutig und fang an zu agieren!
Zu diesem Thema erarbeite ich gerade ein Führungstraining. Bist du dabei?
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